Организация и управление закупочной деятельностью

Гр.М-07-2 Косьяненко К. Организация и управление закупочной деятельностью

Закупочная деятельность - это определенный вид деятельности в системе маркетинга, связанный с процессом управления обменом произведенными предприятием товарами и услугами, с покупателем, оплачивающим последние по оговоренной цене. Организация службы закупок может происходить: Децентрализовано-закупки осуществляются каждым подразделом самостоятельно исходя из своих потребностей. Централизовано-на предприятии существует служба, специализированная на выполнении закупочных функций для потребностей всех подразделений.

Организация структуры управления закупочной деятельностью на предприятии

Организационная структура типового отдела закупок

На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как: -доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании; -сущность приобретаемой продукции или услуг; -ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании; -наличие возможностей для выполнения данной функции; -задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.

Организация процесса закупок имеет определенные этапы: Определение потребности в материальных ресурсах. Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг. Анализ и определение возможных источников снабжения. Определение цены и условий закупок. Подготовка и размещение заказа на закупку. Контроль выполнения заказа и/или экспедирование. Получение и проверка товаров. Обработка счета и оплата. Учет поступлений материальных ресурсов.

1 Этап: Определение потребности в материальных ресурсах. Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

2 Этап: Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг. После определения внутрифирменных потребителей и номенклатуры материальных ресурсов должны быть установлены требования по весу, размерам, параметрам поставок, а также другие спецификации на каждую позицию закупаемых материальных ресурсов. Также должны быть определены требования уровню сервиса поставщика.

3 Этап: Выбор поставщика Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает : поиск источников снабжения; оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о : действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков.

4 Этап : Определение цены и условий поставок

5 Этап: Подготовка и размещение заказа на закупку Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара или поставка товара на оснований общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие: серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий оплаты

6 Этап: Контроль выполнения заказа и/или экспедирование. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика.

7 Этап: Получение и проверка товаров. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

8 Этап: Обработка счета и оплата Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

9 этап: Учет поступлений материальных ресурсов После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок: Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа - выполнен/не выполнен. Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку. Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку). Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.

Основные требования к процессу закупок: Выполнять четкие сроки закупок. Четко выполнять количественный объем закупок. Соблюдать требования к качеству приобретаемых товаров Достижение экономической эффективности процесса