Автоматизация делопроизводства

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1. Возможности текстовых редакторов

Текстовые редакторы обеспечивают ввод, редактирование, форматирование (оформление) и сохранение любых текстов

Основные структурные элементы многостраничных документов: колонтитул – одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы; сноска закладка – определенное место в тексте документа, которому пользователь присваивает имя; перекрестная ссылка – текст, предлагающий читателю документа обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержащемуся в тексте; гиперссылки – связывают между собой документы, что облегчает переход от одной страницы к другой.

ЗАКЛАДКА ГИПЕРССЫЛКА Для создания закладки последовательность действий следующая: выделяется элемент, которому следует назначить закладку, или делается щелчок в том месте документа, куда следует вставить закладку; в меню Вставка выбирается команда Закладка; в поле Имя закладки вводится или выбирается нужное имя. Имя закладки должно начинаться с буквы. В нем могут использоваться цифры, но не должно быть пробелов. Если требуется разделить слова в имени закладки, пользуются знаком подчеркивания; нажимается кнопка Добавить. Для создания гиперссылки последовательность действий следующая: в тексте документа выделяется ключевое слово или объект (в том числе графический); выбирается команда меню Вставка —> Гиперссылка или инструмент Добавить гиперссылку на стандартной панели; выбирается файл, с которым осуществляется связь, и нажимается кнопка ОК. после щелчка мыши по гиперссылке происходит быстрый переход к нужному файлу.

ШАБЛОН документ специального типа, который содержит разнообразную информацию о стилях форматирования частей документа, вставленных полях и т.д. позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование При изготовлении собственного шаблона бланка организации необходимо: установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей); поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требованиям нормативных документов; сохранить разработанный бланк как шаблон.

ФОРМЫ Чтобы создать шаблон, надо открыть диалоговое окно Создание документа с помощью команды Файл —> Создать и установить в нем переключатель Шаблон. Поля формы создаются с помощью панели инструментов Формы. Она открывается командой Вид —> Панели инструментов —> Формы. Панель инструментов Формы содержит следующие элементы: текстовое поле, флажок, раскрывающийся список, параметры поля формы таблицу, рамку, затенение полей формы, защиту формы. В программе Word возможны три вида полей формы: текстовые поля служат для ввода строк текста; флажки указывают на положительный или отрицательный ответ на вопрос; раскрывающиеся списки позволяют выбрать один из нескольких вариантов. Чтобы при заполнении формы данные можно было вносить только в поля формы, производится Защита формы. Для использования формы надо дать команду Файл —» Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа соответствующий шаблон. Заполнив шаблон, результат работы можно сохранить в виде обычного документа.

ОГЛАВЛЕНИЯ для оформления заголовков текста следует использовать специальные стили; установив курсор в то место, куда будет вставлено оглавление, следует дать команду Вставка —> Оглавление и указатели. В диалоговом окне Оглавление и указатели надо выбрать вкладку Оглавление. можно создавать два оглавления разной степени подробности.

2. Задачи и способы автоматизации делопроизводства

ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА регистрация документов в картотечной форме учет резолюций, выданных по документам поддержание связей между документами контроль за исполнением документов списание документов в деле ведение информационно-справочной работы формирование делопроизводственной отчетности

СПОСОБЫ АВТОМАТИЗАЦИИ разработка оригинальной системы автоматизации делопроизводства: подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы для конкретной организации «с нуля». При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Недостаток этого способа - значительные затраты времени и средств инсталляция типовой системы автоматизации делопроизводства: способ, противоположный предыдущему. Типовые системы автоматизации делопроизводства недороги и внедряются в минимальные сроки. Однако они могут не в полной мере обеспечивать необходимые функции настройка индивидуальных средств автоматизации делопроизводства: является промежуточным вариантом между первыми двумя способами

Классы инструментальных средств автоматизации делопроизводства: средства создания документов обобщенное название класса систем, к которому относится программное обеспечение, предназначенное для создания электронных версий документов; текстовые процессоры, табличные процессоры, системы автоматизированного проектирования (САПР) и др. системы управления базами данных (СУБД) являются основой построения любой более или менее мощной информационной системы; обеспечивают создание и поддержание в рабочем состоянии хранилища фактографической информации системы обеспечения групповой работы (системы класса group ware) предназначены для корректного разделения информации для групповых пользователей; решают задачи хранения, просмотра и совместного использования документов системы управления документами (СУД) представляют собой мощные комплексы, организующие работу с электронными версиями документов. С их помощью производится регистрация документов, поддерживается их хранение; ведут не только атрибутивный, но и полнотекстовой поиск информации системы электронной почты служат для передачи электронных сообщений между участниками делопроизводственного процесса системы управления деловыми процессами. организуют передачу электронных сообщений и электронных версий документов между участниками делопроизводственного процесса

ЗАДАЧИ - СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ФОРМЫ СОЗДАНИЯ БАЗ ДАННЫХ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ: контрольно-регистрационные карточки справочная картотека электронные базы данных

СПРАВОЧНАЯ КАРТОТЕКА Виды картотек: справочная состоит из двух частей: - на неисполненные документы - на исполненные документы контрольная

ЭЛЕКТРОННЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ База данных - это совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающих общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, которые относятся к определенной предметной области. Главное достоинство электронных баз данных: возможность быстрого поиска и сортировки (отбора) информации, а также простое создание отчета по заданной форме.

СУБД Системы управления базами данных (СУБД) - пакет прикладных программ, обеспечивающих создание баз данных. Например: MS Access